Obecnie największym problemem firm spedycyjnych i transportowych są wyłudzenia towarów na fałszywe licencje drogowe oraz kradzieże na tzw. fałszywego przewoźnika. W związku z narastającym zjawiskiem kradzieży towarów w transporcie drogowym, Polska Izba Spedycji i Logistyki postanowiła zaangażować się w walkę z tym procederem i wesprzeć środowisko TSL w działaniach na rzecz wyeliminowania tego problemu z rynku transportowego.

We wrześniu ubr. PISiL powołała Komisję ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw, w skład której wchodzą przedstawiciele firm zrzeszonych w Izbie. Jednym z efektów jej prac jest opracowanie pod przewodnictwem p. Andrzeja Szulca Przewodniczącego Komisji zaleceń dla branży TSL przy organizacji przewozów pt. „Vademecum bezpiecznego spedytora”. Wprowadzając w firmie zalecenia zawarte w poniższym vademecum, z pewnością przyczyni się to, do zwiększenia bezpieczeństwa ładunków podczas organizacji ich transportu. Wdrożenie zaleceń nie wymaga nakładów finansowych, a jedynie nabrania pewnych nawyków organizacyjnych, które zwiększają czujność przedsiębiorców na pewne zachowania oszustów i złodziei czyhających na każdy błąd, który może być wykorzystany do kradzieży lub wyłudzenia towaru.

Oczywiście należy też pamiętać, żadne tego typu działania nie wyeliminują całkowicie procederu kradzieży, ale z pewnością pozwolą na usprawnienie systemów organizacyjnych w firmach pod kątem bezpieczeństwa. Dlatego zachęcamy do zapoznania się z poniższym wykazem zaleceń i jak najszybsze wprowadzenie ich w organizację pracy.

 

A) ABY USTRZEC SIĘ KRADZIEŻY LUB WYŁUDZENIA ŁADUNKU PAMIĘTAJ O:

 

·        Wprowadź w swojej firmie jednolite warunki podjęcia współpracy z nowym przewoźnikiem/kurierem i najlepiej wyznacz osoby za to odpowiedzialne. Idealnym rozwiązaniem jest uzyskanie statusu AEO lub certyfikatu ISO, który pozwoli na wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur.

 

·        Oczywistym jest, że najlepiej zabezpiecza przed przestępczymi zagrożeniami współpraca ze sprawdzonymi, stałymi podwykonawcami i partnerami, którzy zostali zweryfikowani w długotrwałej współpracy. Warto dążyć do takiego ,,zestawu” kontrahentów.

 

·        Nigdy nie opieraj się na dokumentach przesłanych przez podwykonawcę telefaksem! Bezwzględnie żądaj dokumentów oryginalnych i weryfikuj je dokładnie poprzez sprawdzenie dokumentów:

                         -   licencja na międzynarodowy zarobkowy przewóz drogowy rzeczy można

                            sprawdzić  jej autentyczność na stronie:  INSPEKCJI TRANSPORTU

                            DROGOWEGO - ITD (dawniej w gestii BOTM) :   

                            http://gitd.gov.pl/  w zakładce ,, Biuro ds. Transportu Międzynarodowego (BOTM),

                            pod hasłem ,,Licencje towarowe”

                        -  licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy

     licencje te sprawdza się w starostwie bądź urzędzie miejskim właściwym dla       

     siedziby przewoźnika; w wielu urzędach można zweryfikować ten dokument

     przez telefon, jednak zdarza się wymóg przesłania zapytania e-mailem lub

     telefaksem,

                        -   licencja na pośrednictwo przy przewozie rzeczy w transporcie drogowym –

                            tzw.  P.P.R. : jest to także licencja na wykonywanie krajowego transportu

                            drogowego rzeczy, lecz wydana w oparciu o wniosek o wydanie licencji na

                            wykonywanie usług pośrednictwa przy przewozie rzeczy -  sprawdza się ją tak

                            samo jak licencję krajową,

            - ubezpieczenie OCPD – żądaj dostarczenia oryginałów dokumentów do wglądu, aby

               ich kopie potwierdzić za zgodność z oryginałem,  polisę ubezpieczeniową najlepiej

               zweryfikować u ubezpieczyciela, który ją wystawił. Sprawdź koniecznie na jaką sumę

               ubezpieczenia opiewa polisa.

 

            - KRS lub wpis do rejestru działalności,

            -  decyzja o nadaniu NIP,

            -  zaświadczenie REGON.

 

·        Żądaj listy kierowców zatrudnionych u przewoźnika, wraz z numerami ich dokumentów tożsamości i/lub prawa jazdy oraz informacją o dodatkowych uprawnieniach np. ADR . Taka lista, z ujętymi np. numerami rejestracyjnymi samochodów ciężarowych ma także praktyczny wymiar w działalności operacyjnej.

 

·        Warto zażądać od przewoźnika co najmniej dwóch kontaktów referencyjnych od firm z nim współpracujących od dłuższego czasu lub telefonów stacjonarnych do siedziby firm, które mogą takich rekomendacji udzielić.

 

·        Wymagaj samochodów wyposażonych w zabezpieczenia antywłamaniowe typu mechanicznego i elektronicznego np. autoalarmy, GPS, itp.

 

·        Zadbaj, ażeby wydawanie towaru z magazynu odbywało się wyłącznie na podstawie upoważnień wystawianych na określonych kierowców i numery rejestracyjne samochodów.

 

·        Dyscyplinuj kierowców,  ażeby powiadamiali o dostarczeniu towaru do odbiorcy

                  i o wszelkich przeszkodach i nieprawidłowościach w trasie. Ma to też praktyczny 

                 wymiar w pracy operacyjnej.

       

- link do platformy parkingowejIRU, TRANSPark: http://www.iru.org/index/transpark-app

      - link do platformy parkingowejSETPOS,  TRUCKINFORM: www.truckinform.eu

 

 

1.  Sprawdzenie klienta, danych ładunku, (przeładunku) i dokumentów:  

      -   przyjmować każde zlecenie tylko w formie pisemnej, np. w e-mailu.

 

      -   koniecznie sprawdzić wiarygodność firmy – np. przez uzyskanie referencji od innych   

          zleceniobiorców tego klienta, sprawdzenie klienta przez wywiadownię gospodarczą, giełdę

          transportową;

 

      -   nie   przyjmować zleceń od klientów którzy zalegają nam z zapłatą  za poprzednio

          wykonane usługi, bądź prowadzone są przeciwko nim postępowania sądowe o zapłatę, także  

          jeśli postępowania te zostały zakończone mimo, że klient oferuje np. bardzo dobre warunki

          finansowe; tego typu zlecenia można przyjąć ale tylko za przedpłatą;

          godne polecenia jest zrobienie w firmie tzw. ,,czarnej listy” nieuczciwych kontrahentów;

 

      -  poprosić o dokumenty założycielskie klienta – najlepiej przesłane drogą pocztową,

          (a w najgorszym przypadku w postaci skanów drogą e-mailową, a potem pocztową).

 

      - dążyć do zawarcia pisemnej umowy z klientem, w szczególności w przypadku dużej ilości

         ładunków, powtarzających się operacji transportowych lub wysokiej wartości ładunku;

     

       - sprawdzić koniecznie rodzaj i wartość towaru; dotyczy to w szczególności transportu  

          drogowego, gdzie podaje się często lakoniczne określenia, typu: ,,33 palety”,

           ,,auto standardowe”, ,,LKW 13,6m standard”, itp. zwroty bez podania nawet nazwy

          ładunku. 

          W przypadku ładunków o wysokiej wartości, np. powyżej 100 000 EUR, najlepiej

          pozyskiwać zlecenia tylko od znanych zleceniodawców;

 

      -  w przypadku kontroli dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia odprawy celnej,

         zachować szczególną staranność przy weryfikacji otrzymanych oryginalnych dokumentów,

         pod kątem ewentualnych nieprawidłowości bądź fałszerstw w tych dokumentach.

  

   2.   Weryfikacjastosowanych przez nieznanego zleceniodawcę środków łączności:

 

        -   Jeżeli zleceniodawca kontaktuje się przy pomocy telefonu komórkowego, podjąć

             dodatkowe środki ostrożności. Należy sprawdzić dane kontaktowe bezpośrednio w

             firmie zleceniodawcy lub poprzez giełdę transportową – jeśli klient jest na niej

             zarejestrowany.

 

        -    Przy wysyłaniu istotnych pism, warto sprawdzać wiadomości przesłane przez

             zleceniodawcę drogą elektroniczną (źródło wiadomości sprawdza się prawym przyciskiem

             myszki, po najechaniu kursorem na daną wiadomość), a najlepiej prosić o dodatkowe

             potwierdzenie telefaksem i listownie.

 

         -   W przypadku wiadomości przesłanych telefaksem sprawdzić autentyczność numeru

              telefaksu.

         

         -   W przypadku otrzymania telefaksem istotnych informacji od zleceniodawcy –

             dotyczących np. zmian kadrowych, zmiany struktury organizacyjnej, dopominać się o

             przesłanie tej informacji także drogą pocztową.

    

 3. Dodatkowe uwagi, bardziej w sferze dobrych rad:

 

      - nie korzystać z wielu pośredników z branży TSL, najlepiej wręcz nie przyjmować takich

         zleceń;

        

        UWAGA: w przypadku przyjęcia zlecenia od „pośrednika” (spedytora dalszego, 

                         przewoźnika umownego) zawsze sprawdzać, czy treść otrzymanego zlecenia

                        zgodna jest z treścią listu przewozowego, składanego przewoźnikowi przez podmiot

                        przekazujący przesyłkę do przewozu – w szczególności w zakresie miejsca odbioru

                        przesyłki i osoby odbiorcy;  może  to ułatwić  zdemaskowanie  próby  wyłudzenia

                        towaru  przez  pośrednika - oszusta !

 

       -   odrzucać zlecenia za wygórowane stawki przewozu od firm, których nie znamy;

 

       -    nie akceptować zleceń z bardzo odroczonymi terminami płatności;

 

       -  zasadniczo nie akceptować zleceń z płatnością gotówką za fracht – z wyjątkiem zleceń od

          osób fizycznych;

 

      -   sprawdzić w miarę możliwości warunki dotyczące rozładunku towaru (termin wyładunku,

          miejsce rozładunku itp.) oraz podejmować odpowiednie działania a w przypadku

          jakichkolwiek wątpliwości lub też nieracjonalnych, nagłych zmian w warunkach dostawy,

          miejsca rozładunku;

 

      - warto uzyskać oświadczenie klienta (np. jako zapis w zleceniu), odnośnie ubezpieczenia      

         typu cargo zleconego towaru. W transporcie morskim sprawdzić polisę ubezpieczeniową

         i/lub inne zaświadczenia dotyczące ubezpieczenia - jeśli ładunek został ubezpieczony przez

         zleceniodawcę;

      - nie podawać nieznanym klientom przez telefon stawek za nasze usługi.

 

(Opracowane przez: Komisję ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw Polskiej Izby Spedycji i Logistyki/luty 2011)*

 

* UWAGA! Materiał chroniony jest prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone!
Jakiekolwiek dalsze rozpowszechnianie artykułu bez zgody Polskiej Izby Spedycji i Logistyki jest zabronione!